בלוג > טיפים למשתמשי MS-Project

טיפ 55: משימות שעומדות להתחיל בקרוב

התבקשתי לעזור ביצירת סמן התראה להתחלת פעילות תוך שבוע/חודש מן התאריך הנוכחי.

לצורך זה נשתמש בשדה מסוג Duration (בגירסה העברית של Microsoft Project: שדה מסוג "משך"), שבו יחושב מספר הימים שנותרו עד תחילת המשימה.
כאשר השדה יכיל ערך בין 0 ל-5 (כלומר המשימה צריכה להתחיל תוך שבוע), נציג את המחוון .
כאשר השדה יכיל ערך בין 5 ל-20 (כלומר המשימה צריכה להתחיל תוך חודש), נציג את המחוון .

מספר הימים שנותרו עד להתחלת המשימה הוא ההפרש בין התאריך הנוכחי לבין תאריך ההתחלה של המשימה.

את התאריך הנוכחי נקבל בעזרת הפונקציה Date() .

תאריך תחילת המשימה נמצא בשדה Start (התחלה).

לצורך החישוב נשתמש בפונקציה ProjDateDiff(StartDate, EndDate, Calendar) , כאשר:

• StartDate יהיה התאריך הנוכחי, כלומר Date().
• EndDate יהיה תאריך תחילת המשימה, כלומר Start (התחלה).
• בדוגמא שלנו לא נציין את את ה-calendar. במקרה כזה יעשה שימוש ב-calendar של הפרויקט (המוגדר ב- Project → Project Information או פרויקט ← מידע אודות פרויקט). התוצאה תתקבל תהיה מספר ימי העבודה בין שני התאריכים.
  אם נרצה שחישוב ימי ההפרש יהיה קלנדרי, נפנה כאן ל-calendar שבו עובדים 7 ימים בשבוע, ללא חופשים. במקרה כזה, הערכים למחוון יהיו 0-7 ו-7-30 בהתאמה.

הנוסחה המתקבלת: ProjDateDiff(Date(), Start).

הקצאת השדה:

• מציבים את העכבר על אחת הכותרות הטבלה (למשל Duration - משך) ולוחצים על המקש הימני שלו.
• בוחרים Customize Fields (התאמה אישית של שדות).
• בשדה Type (סוג) בוחרים Duration (משך).
• נבחר לדוגמא את השדה Duartion1 (משך1), בתנאי שעדיין לא השתמשנו בו בגנט זה.
• לוחצים על הכפתור Rename (שינוי שם).
• מקלידים את השם Days to Start.





• לוחצים על הכפתור OK (אישור).

חישוב הערך:

• לוחצים על הכפתור Formula (נוסחה).
• מציבים את הנוסחה: ProjDateDiff(Date(), Start).





• לוחצים על הכפתור OK (אישור).
• מקבלים הודעה המזהירה אותנו שהפעלת הנוסחה תמחק את הערכים הקודמים שהיו באותו שדה:





• בהנחה שלא השתמשנו קודם לכן באותו שדה, לוחצים על הכפתור OK (אישור).

הגדרת המחוון:

• לוחצים על הכפתור Graphical Indicators (מחוונים גרפיים).
• מגדירים:
- כאשר המשך שלילי (המשימה כבר היתה אמורה להתחיל), לא נציג כלום.
- כאשר המשך קטן או שווה ל-5 ימים, נציג את המחוון .
- כאשר המשך קטן או שווה ל-20 ימים, נציג את המחוון .



• לוחצים על הכפתור OK (אישור).
• לוחצים שוב על הכפתור OK (אישור) כדי לצאת מטופס הגדרת השדה.

הוספת עמודה עבור האינדיקטור החדש:

• מציבים את העכבר על כותרת העמודה בטבלה, שמשמאלה נרצה שתופיע העמודה החדשה (למשל: Start - התחלה) ולוחצים על המקש הימני שלו.
• בוחרים את "Insert Column" (הוספת עמודה).
• בשדה "Field Name" (שם שדה) בוחרים את Days to Start.
• לוחצים על הכפתור OK (אישור).

התוצאה המתקבלת:



נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage