טיפ 58: סיווג פעילויות לפי פרויקטים

לעיתים ישנם מצבים שבהם צוותים מבצעים משימות למען פרויקטים שונים בארגון. חלוקת המשימות מאורגנת לפי מחלקות בארגון ולא לפי פרויקטים - דבר המקשה לזהות אילו משימות נעשות עבור כל פרויקט.

לכן, על מנת לזהות פעילויות אלה, נשתמש בעמודת עזר.

נקצה שדה מסוג Text (טקסט), וניתן לו את השם: "Project name":

מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל סיום - Finish) ולוחצים על המקש הימני שלו. בוחרים Customize Fields (בגירסה העברית של Microsoft project: התאמה אישית של שדות).
בוחרים את סוג השדה Text (טקסט).
נבחר למשל את השדה Text1 (טקסט1) ונשנה את שמו ל-"Project name" בעזרת הכפתור Rename (שינוי שם):

לוחצים על הכפתור OK (אישור).
בוחרים ב-Lookup (רשימת ערכים) על מנת להגדיר את שמות הפרויקטים הקיימים בחברה, כך שלא נצטרך בכל משימה להזין את שם הפרויקט אלא לבחור מתוך הרשימה שהוגדרה.
מזינים בעמודת Value (ערך) את רשימת הפרויקטים:

לוחצים על כפתור Close (סגור) ו-OK (אישור).

נוסיף לטבלה שבגאנט עמודה שדרכה נבחר את הערכים לשדה שהגדרנו:

מציבים את העכבר על אחת הכותרות (למשל Duration - משך) ולוחצים על המקש הימני שלו.
בתפריט שנפתח בוחרים Insert Column (הוספת עמודה).
בשדה Field Name (שם שדה) בוחרים את Project name.
לוחצים על OK (אישור).

כעת, כל מה שנותר הוא לציין בכל פעילות לאיזה פרויקט היא משויכת. בכל תא בעמודה החדשה שהגדרנו ניתן לבחור מתוך הפרויקטים את הפרויקט המיועד.

כדי לראות רק את המשימות והמשאבים המוקצים בפרויקט מסוים, נלחץ על מקש סינון האוטומטי

נלחץ על הכפתור עם סימן המשולש שבראש העמודה "Project name" ונבחר את הפרויקט המבוקש מתוך רשימת האפשרויות שתתקבל.

נקבל את המשימות המתוכננות להתבצע בפרויקט זה:

נכתב ע"י ענת ש
IntelliManage