בלוג > מאמרים

Predictability (יכולת חיזוי)

אחד הצרכים עליהם עונה השימוש בלוחות זמנים הוא היכולת לחזות, בדיוק כזה או אחר, את המועדים בהם יושלמו פעילויות שונות. יכולת החיזוי הזאת נקראת predictability.

הצורך ב-predictability נובע מכמה סיבות, שביניהן:

צורך עסקי: לדעת מה ניתן למכור ללקוחות פוטנציאליים ולאילו תאריכי אספקה ניתן להתחייב.

יכולת להעריך את התקציב הנדרש, כדי לוודא מראש שנוכל לעמוד בו.

הצורך לסנכרן בין הקבוצות השונות (בתוך ומחוצה לארגון), על מנת לצמצם את העיכובים.

יכולת לזהות מראש בעיות (למשל: לא ניתן להשלים את הפעילות במועד הרצוי) ולקבל מבעוד מועד החלטות (לבטל מראש את הפעילות / לצמצם את היקפה / לחלק אותה לשתי פעילויות, שהראשונה מהן תושלם במועד הנדרש / להגדיל את מספר השותפים לפעילות וכדומה). ככל שמזהים את הבעיה מוקדם יותר, כך גדל הסיכוי לפתור אותה או את חלקה.

הפעולות הבסיסיות הנדרשות לצורך החיזוי:

הגדרת יעדי הפעילות: מה רוצים ליצור?

הבנת תכולת הפעילות:

השלמת פעילות תהיה בדרך כלל בנויה מרצף של ארועים, שעל חלקם יש לנו שליטה טובה יותר (בדרך כלל: אלו שאנחנו מבצעים בעצמנו) או פחות (למשל: אלו התלויים בגורמים אחרים, שהשליטה שלנו בהם נמוכה).
חלק מן הארועים ברורים מראש, את חלקם נצטרך לנסח, ואחרים יצוצו או ישתנו באופן בלתי מתוכנן מראש במהלך הפעילות.

אילוצים פנימיים (למשל: היקף וזמינות כוח האדם) וחיצוניים (למשל: תאריך האספקה של ציוד מסוים הנדרש לפעילות).

הגדרת עדיפויות בין המשימות השונות.

יכולת החיזוי מאפשרת לקבוצות שונות סנכרון של הפעילויות שלהן, המשפר את יכולת החיזוי של כולן.

האשליה שיש לנו יכולת חיזוי, כאשר בפועל אין, היא סיכון.

כמה מן האתגרים לחיזוי:

בארגון המנוהל מטריציונית, צוות או אדם מסוים עובדים לפעמים בתקופה מסוימת עבור פעילויות שונות. במקרים כאלה, יכולת החיזוי של כל פעילות פוחתת.

שיטות עבודה המתמקדות רק בטווח הקצר, הופכות את החיזוי לטווחים ארוכים יותר לקשה עד בלתי אפשרי. התוצאה היא שסדר הפעולות המתבצעות בטווח הקצר לא תמיד נכון לטווח הבינוני והארוך.

היכולת לחזות ולהתריע על בעיות הדורשות קבלת החלטות דורשת מעקב אחרי נתונים רבים. בין האתגרים פה:

למצוא דרכים פשוטות לניהול המידע הזה, על מנת שאפשר יהיה לעמוד בעדכונו השוטף, בעולם המשתנה במהירות.
הצגת המידע באופן שבו קל לזהות את הנקודות הדורשות טיפול.

תאוריות הטוענות שאין צורך בחיזוי, כי ממילא הכל משתנה כל הזמן.

ביצוע הפעילויות על ידי צוותים אוטונומיים, הממוקדים במטרות הצוות ולא מבינים את חלקו במטרות הארגון ו/או הפעילות. לכן מתקבלות החלטות הנכונות מקומית לצוות, במקום כאלה הנכונות לכלל הארגון או הפעילות.

הצגת החיזוי כהתחייבות של יוצריו, גורמת לתופעות כמו:

התנגדויות לביצוע החיזוי, כדי לא להימדד לפיו.
הוספת "ריפוד" רב ובלתי נראה, המאריך את משך הפעילויות, לפעמים ללא צורך.
במקרים של בעיות, לעיתים מתרכזים בהוכחה שמישהו אחר אשם בהן במקום בשיתוף פעולה למציאת פתרונות.
התנגדות לשינויים הנדרשים במהלך הפעילות.