כאשר מנהלים פרויקט במציאות הישראלית, נוספת לסל הכלים שלו גם שיטת ה"יהיה בסדר". אפשר למצוא בה שילוב של זחיחות, אופטימיות, אסקפיזם ואמונה ביכולות והמזל של השותפים לפרויקט.

כאשר אנחנו נתקלים בבעיות (ככל שסומכים יותר על כך ש"יהיה בסדר", יש יותר כאלה), אנחנו משתמשים במומחיות שלנו לאילתור פתרונות. לפעמים אנחנו אפילו מצליחים להשיג כך דברים שנראו בלתי אפשריים. זאת אחת מנקודות החוזק הבולטות של השיטה.

החיסרון הבולט הוא שלעיתים קרובות אנחנו "מתברברים" ולא מגיעים לנקודת הסיום.
במקרים רבים אחרים אנחנו מגיעים לתוצאה ש"בגדול עושה את העבודה", אך בפועל יש בה הרבה חלקים חסרים או שאינם מתפקדים כראוי. לפעמים זה קצת לא נעים ולפעמים - אסון.

גישה זאת תוארה ע"י יצחק רבין כבר ב-1992:


הוא הצביע על כמה נקודות עיקריות לתיקון. אתייחס כאן בעיקר לחלקים הרלוונטיים לניהול פרויקטים:

• אחריות: "האחריות שלכם היא מוחלטת. אין לכם אל מי להביט מאחוריכם. האחריות נעצרת אצלכם. אין כבדה וחשובה יותר מאחריותכם..."
  
התקשורת גורמת לנו לעתים לחשוב שהאחריות העיקרית הנדרשת ממי שמופקד על תחום מסוים היא להתפטר במקרה של חוסר הצלחה או מחדל, אך זה איננו האספקט החשוב שלה.
החלק המהותי של לקיחת האחריות הנדרשת הוא לוודא לאורך הפעילות שהדברים אכן מתבצעים כנדרש, להתריע על בעיות ואף לתקנן כאשר הסמכות מאפשרת. זהו המצב המנוגד לאי לקיחת האחריות, המכונה בצבא "ראש קטן".

• מקצועיות: "מפקד טוב הוא זה שרואה את הדברים נכוחה, מנתח את המצב בצורה הנכונה ביותר ומוצא את הפיתרון הטוב והפשוט ביותר."
  
הכרחי שתהיה לצוות הפרויקט המומחיות הנדרשת לתכנונו, ביצועו וקבלת ההחלטות. במקרה שהיא חסרה בחלק מן התחומים המרכיבים את הפרויקט, חשוב להיעזר בכאלה שיש להם מומחיות כזאת, לצורך הצלחתו.

• דיווח אמת: "אין תחליף לדיווח אמת - ובזמן, כדי להגיב ולפעול נכון... דיווח שאינו אמת גורר אחריו החלטות שגויות שסופן קשה."
  
חשוב שלגורמים המחליטים תהיה תמונת מצב ברורה, כדי שיוכלו לקבל החלטות טובות. ההתרשמות שלי היא שלרוב הארגונים יש תמונת מצב חלקית בלבד, שהיא מעודכנת חלקית ונותנת מעט מאד הבנה של הטווח הבינוני והארוך, אם בכלל.

לא תמיד קל לזהות שבעצם אנחנו סומכים על כך ש"יהיה בסדר". לכן הבאתי מספר דוגמאות אופייניות, בהן אני נתקלת תוך כדי הפעילות שלנו לקיצור משך פרויקטים:

• הצבת יעדים קשיחים ללא פשרות: "זה יהיה מוכן עד סוף השבוע, לא מעניין אותי איך."
• "עיגול פינות" על מנת לעמוד ביעדים: "נוציא את מה שהספקנו. מכסימום נוציא אחר כך גרסת תיקון".
• הוצאת תוצרים שלא נבדקו במידה מספקת: "ניקח את זה כסיכון".
• ביצוע ו/או קבלת החלטות על ידי אנשים בעלי הבנה חלקית של הנושא (מאד נפוץ בתחום לוחות הזמנים).
• אנשים לא מרגישים בנוח להעלות את הספקות שלהם לגבי זה ש"יהיה בסדר".
• הסתרת מידע שעלול להראות שלא יהיה בסדר.
• "כסת"ח": השקעת האנרגיה בכך שהאשמה תיפול על אחרים, במקום בהצלחת הפרויקט.

קיומן של תופעות כאלה מהווה סיכון משמעותי להצלחת הפרויקט וסיכון משמעותי לכישלונו.

אשמח לקבל דוגמאות נוספות.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן